Sebelum melakukan musyawarah organisasi yang melibatkan banyak pihak, maka harus dibuatkan sebuah proposal. Proposal adalah rencana yang dituangkan dalam bentuk rancangan kerja.
Rancangan kerja ini harus menjelaskan secara detil apa saja yang hendak dicapai dan dilakukan oleh kegiatan tersebut. Sehingga berbagai pihak dapat memahami segala aspek yang terkait dengan kegiatan tersebut.
Proposal musyawarah dibuat bukan hanya untuk para donatur atau sponsor, tetapi juga untuk berbagai pihak yang terkait dengan kegiatan tersebut. Untuk peserta, panitia, pembicara, undangan, pengisi acara, dan lainnya.
Berikut adalah contoh proposal kegiatan musyawarah cabang.
PROPOSAL
MUSYAWARAH CABANG LUAR BIASA (MUSCABLUB) IKAMI SUL-SEL
CABANG JAKARTA
Dasar Pemikiran
Bahwa mahasiswa dan pelajar memiliki peran sebagai motivator dan dinamisator dalam konteks pengemban perjuangan Reformasi menuju kehidupan berbangsa dan bernegara yang kini sedang dilanda krisis multidimensional yang berlarut-larut.
Sedangkan kehidupan organisasi adalah mutlak dalam mewujudkan visi dan misi mahasiswa, juga sebagai faktor penentu dalam mengaktualisasikan nilai-nilai spritual, sosial, budaya, ekonomi secara terencana, terarah, sistematis dan berkesinambungan baik secara eksternal maupun non struktural .
Mengingat bahwa telah terjadi kevakuman yang cukup lama: dari tahun 2000 – 2003 dalam kepengurusan IKAMI SUL-SEL Cabang Jakarta, maka kami anggota\pengurus lama maupun baru berinisiatif melaksanakan Musyawarah Cabang Luar Biasa untuk menghembuskan hawa baru kepada pengurus IKAMI SUL-SEL Cabang Jakarta yang akan terbentuk ini.
Nama Kegiatan
Musyawarah Cabang Luar biasa (MUSCABLUB) IKAMI SUL-SEL Cabang Jakarta.
Landasan Kegiatan
- Anggaran Dasar IKAMI SUL-SEL
- Anggaran Rumah Tangga Pasal 16 ayat 5 dan 6
- Hasil Rapat Terbatas anggota Tanggal 27 April 2003 di Jl. Cipinang Cempedak V no. 10 Otista, Jakarta Timur
Maksud dan Tujuan
Maksud dan tujuan diadakan Musyawarah Cabang Luar Biasa (MUSCABLUB) IKAMI SUL-SEL ;
- Menggali pemikiran kualitatif dengan landasan konsepsional dalam rangka mengangkat harkat dan martabat organisasi.
- Menetapkan keberadaan organisasi IKAMI SUL-SEL di Daerah DKI Jaya sebagai organisasi Mahasiswa/Pelajar Indonesia.
- Konsolidasi dan memilih pengurus Cabang IKAMI SUL-SEL Jakarta periode tahun 2003-2005.
Unsur Peserta
- Mahasiswa/pelajar anggota IKAMI SUL-SEL yang berdomisili di Jakarta.
- Alumni IKAMI SUL-SEL Cabang Jakarta.
- Penasehat IKAMI SUL-SEL Cabang Jakarta
- Undangan
Jumlah Peserta
1. Peserta dan Peninjau : 130 Orang
2. Undangan : 20 Orang
Waktu dan Tempat
Musyawarah Luar Biasa cabang Jakarta, akan diadakan pada :
Hari/ Tanggal ; Minggu, 22 Juni 2003
J a m : 10.00 – 17.00 WIB
T e m p a t ; Gedung Joang 45 Jl.Menteng Raya, Jakarta Pusat.
Sumber dan Anggaran Biaya
Sumber biaya :
- Alumni IKAMI SUL-SEL
- Tokoh-tokoh KKSS
- Simpatisan dan pemerhati IKAMI SUL-SEL
- Sumbangan yang halal dan tidak mengikat
Anggaran Biaya (terlampir)
Susunan Panitia
(terlampir)
Penutup
Demikianlah proposal ini disusun dan diajukan dalam rangka mensukseskan Musyawarah Cabang Luar Biasa (MUSCABLUB) IKAMI SUL-SEL Cabang Jakarta, dengan harapan akan mendapat perhatian dari semua pihak.
PANITIA
MUSYAWARAH CABANG LUAR BIASA (MUSCABLUB)
MAHASISWA/ PELAJAR INDONESIA IKATAN KEKELUARGAAN
SULAWESI SELATAN
IKAMI SUL-SEL CABANG JAKARTA
Rusydi Anwar | Masyhuri Hasan
Ketua | Sekretaris
Firman Syah
CARETAKER
LAMPIRAN I
SUSUNAN PANITIA
STERRING COMMMITEE :
Ketua : Harun Kendeng, S.Ag
Sekertaris : Firman Syah
Anggota : Muslimin Alwi
M. Adnan Firdaus, S.Ag
M. Yusran Yusuf, S.Ag
Imran Majid
Saenal Syam
Mutawakkil
ORGANIZING COMMITTEE :
Ketua Pelaksana : Rusydi Anwar
Sekertaris : Masyhuri Hasan
Bendahara : Reskiwati Densi
Seksi Dana
- Kasmin
- Sukmono
- Wahyu
- Fahmi
- Amir
- Munasriyanti
- Siti Syahidah Muslimin
- Lukman
- Sarman
- Asdar Pananrangi
Seksi Acara
- Eka Herfiani
- Indah Permata sari
- Sadikin
- Habibi
- Ramadani
- Siti Aisyah
- Raquel Saraswati
- Hartati
Seksi Dokumentasi dan Humas
- Nuryusni
- Fadillah
- Erwin
- Irman Imran
- Hikmat Usman
- Anwar Ishak
Seksi Perlengkapan
- M. Arie Arsyad
- Saleh
- Andi Rahmat
- Andi Ihsan
- Christian Ariyan Loto
Seksi Kesekretariatan dan Keamanan
- Umar
- Ardiansyah
- Nuryadi
- Yusril
- M. Taufiek
- Mukhtar
LAMPIRAN II
Anggaran Biaya
1. Kesekretariatan
- Stempel 2 Buah Rp. 50.000.-
- Kop Surat Warna 1 Rim Rp. 30.000.-
- Tinta Printer Rp. 25.000.-
- Buku Absensi Peserta MUSCABLUB Rp. 20.000.-
- Penggadaan Draf MUSCABLUB Rp. 300.000.-
- Tanda Peserta @ Rp. 10.000 Rp. 150.000.-
- Foto copy dan Jilid Proposal Rp. 100.000.-
- Undangan 20 Lbr. @ Rp.1000 Rp. 20.000.-
- Amplop besar 20 Lbr. @ Rp.2000 Rp. 40.000.-
- Disket 2 buah @ Rp. 5000 Rp.10.000.-
- Komunikasi Rp. 250.000.-
Rp. 995.000.-
2. Akomodasi
- Sewa Gedung 1 hari Rp. 700.000.-
- Transportasi Panitia sebelum Acara Rp. 300.000.-
Rp. 1.000.000.-
3. Konsumsi
- Makan 2 kali @ Rp. 5000 x 150 orang Rp. 1.500.000.-
- Snack 2 kali @ Rp. 2000 x 150 orang Rp. 600.000.-
Rp. 2.100.000.-
4. Publikasi dan Dokumentasi
- Spanduk 1 buah Rp. 150.000.-
- Dua rol Film, cuci cetak + Album Rp. 180.000.-
- Kaset Handy cam Rp. 40.000.-
Rp. 370.000.-
Rekapitulasi
- Kesekretariatan Rp. 995.000.-
- Akomodasi Rp. 900.000.-
- Konsumsi Rp. 2.100.000.-
- Publikasi dan Dokumentasi Rp. 370.000.-
Rp. 4.465.000.-
(empat juta empat ratus enam puluh lima ribu rupiah)